Privacybeleid

Huurbeheer is een dienst van [BEDRIJFSNAAM], [RECHTSVORM], met zetel in [ADRES], ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer [KBO-NUMMER] (hierna: “wij”).

Voor vragen over je gegevens kan je ons altijd bereiken op [E-MAIL PRIVACY]. [DPO: vermeld hier de functionaris voor gegevensbescherming als die is aangesteld, of schrap deze zin.]

Dit beleid volgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, “AVG” of “GDPR”) en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

We verwerken gegevens in twee verschillende rollen. Dat verschil bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is.

• Gegevens van verhuurders (jij, als gebruiker van huurbeheer): hiervoor zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Dit privacybeleid gaat vooral daarover.
• Gegevens van je huurders en van andere personen die je in huurbeheer invoert of die in je banktransacties voorkomen: daarvoor ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker (artikel 28 AVG). We gebruiken die gegevens alleen om de dienst voor jou uit te voeren. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

Ben je huurder en heb je een vraag over je gegevens? Richt je dan in de eerste plaats tot je verhuurder. Neem je contact op met ons, dan geven we je vraag aan je verhuurder door en helpen we hem of haar om te antwoorden.

Over jou als verhuurder

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen, wij kunnen het niet lezen).
• Eigenaars die je toevoegt: naam, of het een privépersoon of vennootschap is, ondernemingsnummer en btw-nummer.
• Abonnement: gekozen plan, proefperiode, betaalritme en (zodra betalen mogelijk is) facturen.
• Je akkoord met de voorwaarden en dit beleid: datum en versie.
• Technische gegevens: inlog- en sessiegegevens, en logboeken van belangrijke handelingen in je account (beveiliging).
• Berichten die je ons stuurt, bijvoorbeeld een vraag aan de helpdesk.

Over je huurders en panden (wij als verwerker)

• Huurders: naam, e-mailadres, gsm-nummer, taal en de rekeningnummers waarvan ze betalen.
• Panden en contracten: adres, type, EPC-label, kadastraal inkomen, huurprijs, kosten, waarborg, vervaldag, begin- en einddatum en de gestructureerde mededeling.
• Betalingen: verwachte en ontvangen bedragen, achterstallen en de herinneringen die vertrokken.

Bankgegevens

Als je je bankrekening koppelt, lezen we via Ponto de transacties van de rekening(en) die je kiest: datum, bedrag, naam en rekeningnummer van de tegenpartij en de mededeling. Daar kunnen ook betalingen in staan die niets met je verhuur te maken hebben. Gebruik daarom bij voorkeur een rekening die je alleen voor de huur gebruikt.

We vragen geen rijksregisternummer, geen identiteitskaart en geen gevoelige gegevens (zoals gezondheid of strafrechtelijke gegevens). Voer zulke gegevens ook niet in vrije tekstvelden in.

We gebruiken je gegevens alleen voor de doelen hieronder, elk met een rechtsgrond uit artikel 6 AVG.

We sturen geen reclame, verkopen geen gegevens en maken geen profielen. Er zijn geen beslissingen die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen voor je hebben: welke herinneringen automatisch vertrekken, kies je zelf, en een aanmaning vertrekt standaard pas na jouw akkoord.

We delen gegevens alleen met dienstverleners die we nodig hebben om huurbeheer te laten werken. Met elk van hen hebben we (of sluiten we) een verwerkersovereenkomst.

Ponto is een dienst van Isabel NV, die door de Nationale Bank van België vergund is als rekeninginformatiedienstverlener. Isabel vraagt zelf je uitdrukkelijke toestemming voor de toegang tot je rekening en heeft daarvoor een eigen privacybeleid. Ponto geeft ons alleen leestoegang: betalingen uitvoeren kan niet.

Daarnaast geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht (bijvoorbeeld op vraag van een gerechtelijke instantie) of aan onze boekhouder voor de facturatie.

Al onze dienstverleners slaan je gegevens op en verwerken ze in een Europese regio: de database en de applicatie in Frankfurt, e-mails via Ierland. Enkele van die dienstverleners zijn wel Amerikaanse bedrijven. Daardoor kan het uitzonderlijk gebeuren dat hun personeel van buiten de EER toegang krijgt, bijvoorbeeld voor onderhoud of ondersteuning.

Dat gebeurt alleen met de waarborgen van hoofdstuk V AVG: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (het EU-VS Data Privacy Framework, voor dienstverleners die daaronder gecertificeerd zijn) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, samen met bijkomende maatregelen zoals versleuteling. Een kopie van die waarborgen kan je bij ons opvragen.

We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gevoeligheid van bank- en huurgegevens, onder meer:

• Alle verkeer is versleuteld (HTTPS met HSTS).
• De toegangssleutel voor je bank wordt apart versleuteld bewaard (AES-256-GCM).
• Elk account ziet alleen zijn eigen gegevens; dat controleren we bij elke opvraging.
• De database is afgeschermd: alleen de server van huurbeheer kan erbij.
• Wachtwoorden van minstens 10 tekens, die alleen versleuteld (gehasht) worden opgeslagen.
• Een logboek van belangrijke handelingen, en beperkte toegang voor ons eigen team.

Gebeurt er toch een datalek met een risico voor jou, dan melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, als het risico hoog is, ook aan jou.

Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:

• Inzage: weten welke gegevens we over je hebben en een kopie krijgen (art. 15 AVG).
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten verbeteren (art. 16). De meeste gegevens pas je zelf aan in de app.
• Wissing: je gegevens laten verwijderen (art. 17), behalve wat we wettelijk moeten bijhouden, zoals facturen.
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stilleggen, bijvoorbeeld terwijl we een klacht onderzoeken (art. 18).
• Overdraagbaarheid: je gegevens krijgen in een gangbaar, machineleesbaar formaat (art. 20).
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 21).

Exporteren en je account verwijderen kan je rechtstreeks in de app doen. Voor alle andere vragen mail je naar [E-MAIL PRIVACY]. We antwoorden binnen een maand; bij ingewikkelde vragen kan dat met twee maanden verlengd worden, en dan laten we je dat weten. Soms vragen we je om te bevestigen wie je bent, zodat niemand anders je gegevens kan opvragen.

Je bankkoppeling kan je op elk moment stopzetten in de app of bij Ponto. Daarna lezen we geen nieuwe transacties meer.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be · www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Woon je in een ander EU-land, dan kan je ook terecht bij de toezichthouder van dat land.

We gebruiken alleen cookies en lokale opslag die strikt nodig zijn om huurbeheer te laten werken of die je zelf vraagt. Daarvoor is geen toestemming nodig (artikel 10/2 van de Wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie). We gebruiken geen analytische, reclame- of trackingcookies en laden geen inhoud van derden zoals sociale media. Ook de lettertypes komen van onze eigen server.

Passen we dit beleid inhoudelijk aan, dan krijgt het een nieuw versienummer en vragen we je bij je volgende bezoek om de nieuwe versie te bekijken. Het versienummer en de datum staan bovenaan deze pagina.

[BEDRIJFSNAAM], [ADRES]
Ondernemingsnummer [KBO-NUMMER]
Privacyvragen: [E-MAIL PRIVACY] · Andere vragen: [E-MAIL]